Психология, саморазвитие и здоровье

Организация времени от Бенджамина Франклина

0


Очень многие из нас страдают хронической нехваткой времени. Причем в большинстве случаев в этом виновата не загруженность человека, а просто неумение грамотно планировать свой день. В Америке и Европе популярна система организации времени (тайм-менеджмента), некогда предложенная легендарным Бенджамином Франклином.

 

Бенджамин Франклин — уникальный человек. Воплощение американской мечты и эдакий заморский Ломоносов в одном лице. Пятнадцатый ребенок в бедной семье, Бен Франклин стал одним из самых успешных людей своей эпохи. Он прославился как государственный деятель, ученый, изобретатель, писатель и философ. Родители Бенджамина смогли позволить себе оплатить лишь 2 года обучения сына в школе, однако это не помешало Бенджамину стать одним из самых образованных людей своего времени. Благодаря своей неуемной тяге к знаниям и непрерывной работе над собой, Бенджамин Франклин самостоятельно освоил несколько профессий, досконально изучил французкий, испанский, итальянский языки и даже латынь. Он открыл первую в США публичную библиотеку, создал Американское Философское Общество и основал Пенсильванский Университет. Заинтересовавшись физикой, Франклин самостоятельно прошёл путь от полного профана до учёного с мировым именем, сделал важнейшие открытия в области электричества и создал теорию кораблестроения. По сей день широко используются такие изобретения Франклина, как громоотвод, электрический запал, бифокальные очки, летнее время и т.д. Кроме того, Франклин – один из наиболее видных политических деятелей Америки. Он был одним из авторов Декларации независимости США и под ней стоит его подпись. В годы борьбы Америки за независимость Франклин был посланником в Европе и заключил союзный договор с Францией, а затем и мирный договор с Англией. И это ещё далеко не полный список того, чем прославился этот удивительный человек.


Как же Бенджамину Франклину удавалось столько успеть? Рассказывают, что когда он столкнулся с нехваткой времни, то изобрел свою собственную систему управления временем, которая позволила ему действовать в несколько раз эффективнее обычного человека.
 

Классические системы хронометража делают акцент на учете уже использованного времени, своего рода дневник того, что уже сделано. Система Бенджамина Франклина, напротив, напралена на время будущее, она работает с тем, что только должно быть сделано. Изложим основные принципы системы организации времени Бенджамина Франклина, чтобы каждый смог так же грамотно распоряжаться своим временем.
 

Расставляем приоритеты

 

Организация личного времени не ограничивается записями в ежедневник. Чтобы добиться успеха, необходимо начать с определения жизненных приоритетов и постановки глобальных целей. Это происходит в несколько этапов:
 

1. Первый этап — укладываем основу пирамиды, т.е. определяем главные жизненные ценности.

 


На этом этапе нужно определить, что человек хочет для жизни . Это ключевой этап, ведь выбор жизненных ценностей диктует все наши последующие действия. Нужно быть предельно четным с собой, ведь если человек на самом деле стремится к славе либо власти, но как главные жизненные ценности определит семью либо самопознание, то счастлив он не будет. Конечно, приоритетов может быть несколько, главное — чтобы они не противоречили друг другу.
 

2. Следующий этап — построение второго этажа пирамиды.


Это - постановка глобальной цели жизни. На этом этапе необходимо конкретизировать поставленные цели. Если для вас главный жизненный приоритет — стать знаменитым, то надо поставить перед собой глобальную, достойную успешного человека цель, пусть это даже будет цель стать президентом или получить «Оскар».


3. Этап третий — генеральный план.
 

Этот этап опирается на предыдущий. Построение генерального плана это, по сути, определение того, что нудно сделать, чтобы достичь поставленной глобальной цели. Например, чтобы стать директором банка, необходимо получить соответствующее образование, иметь опыт работы и необходимые связи в этой сфере и т.д.


4. Четвертый этап — конкретизация генерального плана.
 

Составляем долгосрочный ( несколько лет) реально выполнимый план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Каждая конкретная цель должна соответствовать пункту генерального плана. Например, если человек говорит себе: «когда-нибудь обязательно куплю машину», то это «когда-нибудь» может затянуться на долгие годы. Если конкретизировать срок достижение цели: «Через три года я приобрету автомобиль», то шанс ее реализации возрастает в разы.
 

 

5. Этап пятый — краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.


Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: «Получить высшее образование», то в краткосрочный план войдут такие пункты как «Определится с выбором учебного заведения», «Пройти подготовительные курсы», «Подать документы для поступления» и т.. Следует составить план на срок от 2–3 недель до 2–3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.
 


6. Пункт шестой — составление плана на один день.

Мы вплотную подобрались непосредственно к организации времени. Составляется план на один день, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана – малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача «Подать документы для поступления в ВУЗ», разбивается на подзадачи, как «Узнать, какие документы необходимы», «Собрать нужные документы», «Посетить нотариуса», каждую из которых можно назначить на какой-то определённый день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.
 


Разумеется, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным. Напротив — поставленные задачи и подзадачи необходимо регулярно пересматривать:

  • План на день скорее всего будет изменён несколько раз в течение дня.
  •  Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
  •  Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.
  • Генеральный план следует пересматривать раз в год.
  • Глобальную цель рекомендуется критически пересматривать раз в год. Не хотите ли вы внести в нее какие-либо коррективы? Или, может быть, в вашей жизни произошло несто, что коренным образом изменило ваши приоритеты?
 

Планируем свой день


В рамках планирования одного дня используются несколько другие принципы. В первую очередь решаются важные задачи, не терпящие отлагательства. Затем следуют задачи, которые также желательно решить быстро, но если не сделать этого, ничего страшного не произойдет. Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца. В общем, задачи сортируются так

  1. Обязательно нужно....
  2. Если успею....
  3. В свободное время....
 

Если день грамотно распланирован, то человек, как правило, успевает решить не только первоочередные задачи, но и справиться с менее значимыми делами. Для облегчение внедрения этой системы в вашу жизнь, можно использовать специальный ежедневник.
 

  • Первые (либо последние) страницы ежедневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).
  • В начале ежедневника несколько страниц, размеченных соответствующим образом, выделяем под список целей на год (фактически, долгосрочный план – 4-й этаж).
  • В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план – 5-й этаж).
  • Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж).
 

В таблице предусмотрены два специальных столбца – для обозначения приоритета задачи («Пр.») и для обозначения статуса. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Зачем они нужны?
 

Поскольку задачи заносятся в список в произвольном порядке, столбец приоритетов служит для того, чтобы, закончив планирование, Вы чётко видели, за какую задачу Вам следует взяться в первую очередь. Чтобы не спутать приоритет задачи с её порядковым номером, рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой «A», второстепенные – буквой «B» и маловажные – буквой «C».
 

Столбец статусов служит для того, чтобы Вы видели, что происходит с каждой задачей, выполнена ли она, или же отменена либо отложена. Завершённые дела рекомендуют отмечать значком ∨ (птичкой). Отменённые – по той или иной причине – значком X (крестиком) , желательно также вписать причину, по которой задача была отменена. Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего – следующего), а в графе «Статус» за текущий день ставится значок "→" (стрелка) и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача. Возможно также выделение разных статусов цветом.
 

Все эти ркомендации кажутся, на первый взгляд, очевидными. Однако реальность показывает, что очень многие люди не умеют правильно расставить приоритеты, спланировать свой день. Как результат — они хватаются за все дела подряд и не успевают выполднить даже самые важные задачи.

Удачи в организации времени!

 

Обратная связь